Smart Working: Che Cos’è? Quali Sono i suoi Vantaggi e Svantaggi?
Il lavoro intelligente è conosciuto come un nuovo modello di lavoro che utilizza le nuove tecnologie e lo sviluppo delle tecnologie esistenti per migliorare sia le prestazioni che la soddisfazione che si ottiene dal lavoro. Non va confuso con il termine “co-working“, che si riferisce a uno spazio di lavoro condiviso, di solito da parte di professionisti autonomi.
Anche se è un concetto molto ampio, avrebbe due idee chiave: un modo di lavorare più redditizio – per molti versi, non solo dal punto di vista economico – e l’uso della tecnologia per realizzarlo.
Alla fine, tutti noi, chi con grande entusiasmo e chi con totale riluttanza, abbiamo dovuto fare i conti con il fatto che per le prossime settimane la nostra stanza, con le luci al neon, con un armadio che potrebbe usufruire dell’intervento di Marie Kondo, un disturbo generale che non ci disturba più, e con le foto di noi dalla nostra infanzia ad oggi, diventerà il nostro ufficio personale.
A causa del Coronavirus, siamo diventati tutti lavoratori intelligenti e, se da un lato lavorare da casa ha dei lati positivi imbattibili, dall’altro, siamo sicuri che portare il lavoro a casa sia sempre una grande idea? Scopriamolo.
#1 Smart working: Non doversi vestire per andare al lavoro
Pro: su questo punto, ci sono diverse scuole di pensiero. In realtà, è un trionfo di vecchie tute da ginnastica, felpe scolorite, magliette macchiate e calze da ginnastica bianche, ci siamo dimenticati di reggiseni e scarpe, come riporta il resoconto della Settimana della Moda di Quarantena. Ritroviamo un minimo di dignità e di grazia solo quando siamo costretti a fare una videochiamata e, anche in questo caso, sistemiamo solo la parte superiore, mentre la parte inferiore continua a urlare Netflix e Amazon Prime (a questo proposito, il Guardian ha fatto una lista di buoni e preziosi consigli su come sistemare la vostra camera in modo che non spaventi i vostri colleghi che sicuramente vi guarderanno più alle spalle che in faccia).
Contro: uno dei rischi è quello di dimenticare progressivamente come essere e apparire come un essere umano decente, con risultati più o meno imbarazzanti quando si lascia il proprio minuscolo appartamento solo per andare al supermercato. Inoltre, vestirsi come se si andasse davvero a lavorare fa entrare in una mentalità più professionale ed efficiente e contribuisce a mantenere una routine anche nei giorni che sembrano passare tutti uguali: farsi una doccia, truccarsi e prepararsi aiuta a trovare una dimensione più simile a quella momentaneamente sospesa.
#2 Smart working: Pranzare a casa
Pro: per chi è abituato a dover cucinare il pranzo la sera prima e a dover preparare tristi baracchini per il pranzo il giorno dopo, questo è un mondo nuovo. Riesci a sentire quel sapore di pasta appena cotta? Potremmo anche cercare di mangiare più sano, senza i pericoli dei pasti precotti e dei ristoranti che circondano il nostro ufficio.
Contro: poiché tutta la vostra casa è il vostro ufficio, è molto probabile che finirete per mangiare il vostro pranzo davanti allo schermo del vostro portatile, esattamente come accadeva ogni giorno al lavoro. Anche in questo caso è fondamentale riuscire a creare una routine, staccarsi dal computer per mangiare sedendosi a tavola, garantendosi una piccola pausa: questo aiuterà sia il corpo, il processo digestivo funziona meglio senza uno schermo davanti, che la mente, che potrà riposarsi e ricaricarsi prima di tornare al lavoro.
#3 Smart working: Non vedere i tuoi colleghi ogni giorno
Contro: la comunicazione diventerà stretta e serrata, la distanza si riempirà di un numero impressionante di chiamate, e-mail, messaggi, videochiamate, videochat, video-conferenze, perché sai come si dice, è sempre meglio parlare faccia a faccia. Non vi sentirete mai soli, mettiamola così.
Ma nonostante tutto non sarà come avere la persona lì, magari il fatto che la comunicazione possa avvenire tramite messaggi, è possibile che arriveranno molti più messaggi del necessario. Anche la pausa caffè con i colleghi ha la sua funzione, quindi cercate di creare anche dei momenti staccati dal lavoro di per sé per approfondire i rapporti, parlare d’altro e magari consolidare amicizie.
#4 Smart working: Gestione dei tempi di lavoro e del flusso di lavoro
Pro: forse la cosa di cui ci lamentiamo di più, insieme ai mezzi pubblici che dobbiamo usare per andare al lavoro, è il tempo. Teoricamente, con il lavoro intelligente, abbiamo più libertà e opzioni, possiamo decidere quando iniziare e finire la giornata lavorativa, gestendo di conseguenza gli obiettivi e i risultati che devono essere raggiunti nel corso della giornata. È aumentata la libertà e l’autonomia del lavoratore, c’è una maggiore capacità di organizzare il proprio tempo. Inoltre si può risparmiare molto tempo normalmente usato in viaggi, soprattutto nelle grandi città.
Contro: il pericolo è che più che un piano di lavoro, quello su cui si lavori sia un piano di tutte le pause e gli spuntini. Se inizi la giornata con una colazione leggera, devi prendere un caffè alle 10 e solo un’ora dopo aggiungere un dolcino per garantire al cervello la giusta quantità di zucchero e per tirarti su di morale. La giornata continua con gli spuntini alla frutta, per sentirsi un po’ sani e non completamente in disordine, per finire con spuntini salati come cracker, torte di riso, patatine fritte, e perché no anche una bella birra fredda. L’attenzione e la concentrazione saranno messe a dura prova da serie tv, chiamate con gli amici e giochi con i figli. Cerca di garantirti una certa routine, fai un programmi, rispetta gli orari, le consegne e gli obiettivi a breve e a lungo termine.
#5 Smart working: Essere a casa con la famiglia o con i coinquilini
Pro: in entrambi i casi, andrà tutto bene finché andrete d’accordo. Potrebbe anche rivelarsi bello passare del tempo con genitori e fratelli che di solito vedete solo di notte o durante il fine settimana, o durante le vacanze se non si vive a casa. Giochi da tavolo e film strappalacrime potrebbero aiutare a gestire questa situazione. Lo smart working può migliorare la conciliazione della vita lavorativa con la vita personale e familiare, e spesso ciò è molto apprezzato.
Contro: e se la parte migliore e che funziona di più della vostra convivenza fosse dovuta al fatto di non incontrarvi mai, visto che entrambi avete orari e hobby diversi? Anche normalmente vivete con l’altro, questa convivenza forzata senza la possibilità di fuggire dalla quarantena, potrebbe essere un buon test per la vostra relazione. Nascondete i coltelli della cucina, tanto per essere sicuri 🙂 potrebbero venire fuori questioni non risolte, i caratteri potrebbero inasprirsi per la situazione di reclusione forzata e potreste riversare lo stress sui vostri familiari e amici.
#6 Smart working: Produttività e guadagno
Pro: consente di risparmiare sui posti di lavoro, sui trasporti o sulle forniture (elettricità, riscaldamento, ecc.). Se il lavoro è ben strutturato (di solito basato su obiettivi), la produttività può essere aumentata. Si può notare un miglioramento della qualità della vita del lavoratore, che quindi apprezza il lavoro e l’azienda. Questo a sua volta può attirare il talento all’interno dell’azienda. Questa modalità intelligente di lavorare permette l’integrazione delle persone con mobilità ridotta.
Contro: può portare all’isolamento del lavoratore per il fatto di non avere contatti con i suoi colleghi. Questo può anche causare la sensazione di non identificarsi con l’azienda. Se il lavoro a distanza non è ben pianificato o eseguito, la produttività può diminuire, ci può essere meno controllo sulla quantità o sulla qualità del lavoro. Una parte dei risparmi generati per l’azienda può significare spese per il lavoratore (in termini di spazio di lavoro, costo delle forniture, ecc.).
#7 Smart working: Lavorare da diverse postazioni
Pro: l’abbiamo già detto, la tua casa diventerà il tuo ufficio, quindi perché non rispondere a quella mail dopo pranzo mentre sei sdraiato sul tuo comodo divano? Perché 
Contro: riesci a sentire quella voce? Quella vocina nella tua testa che continua a dire: “Dai, vai a sdraiarti sul letto e lavora da lì, cosa può mai andare storto?” Poi ti ritrovi mezzo addormentato mentre scrivi al computer, con le pagine di Netflix e YouTube aperte. Cerca di identificare una postazione di lavoro e un orario, ti aiuteranno a mantenere la concentrazione e finirai prima il lavoro per poi concederti una piacevole passeggiata sotto casa o una puntata della tua serie preferita presente a te stesso, godendoti quello che stai facendo: non far diventare tutto luogo di lavoro!
È importantissimo non far invadere la propria vita privata dal lavoro: orari e routine servono proprio a questo. Una buona programmazione giornaliera aiuterà in questo. Proteggi la tua vita personale, la tua famiglia, i tuoi hobby per poterti ricaricare di energie ed essere poi più produttivo una volta tornato al lavoro.
Smart Working: Ancora Qualche Approfondimento…
È naturale che le persone si preoccupino quando entrano in contatto con nuovi modi di lavorare, con così tante organizzazioni che ora abbracciano lo Smart Working, la cosa importante da ricordare è che nessuno di eventuali problemi sarà un ostacolo.
Laddove ci sono dei rischi, devono essere identificati, ricordando che esistono una serie di buone pratiche e di soluzioni. Se implementato correttamente, lo Smart Working ha dei vantaggi che possono migliorare il benessere personale oltre a fornire vantaggi per il business.
Ergonomia nei nuovi ambienti di lavoro
L’ergonomia è la scienza che studia la migliore integrazione tra lavoro umano, macchina e luogo di lavoro al fine di individuare la soluzione migliore e più idonea per la persona da un punto di vista psicofisico, che sia anche quella migliore per la produttività (ad esempio una sedia ergonomica è una struttura che favorisce la comodità insieme ad una corretta postura anche se utilizzata per molto tempo di seguito). Gli ambienti di lavoro intelligenti si basano sulla condivisione delle risorse e sul lavoro in una serie di impostazioni basate sul tipo di attività: si lavora nella postazione più adatta al compito da svolgere.
Si parte dal presupposto che nell’ufficio tradizionale tutti lavorino in postazioni di lavoro adeguatamente adattate. L’evidenza ci dice il contrario: alcune indagini hanno rilevato che circa l’80% delle persone non sa come regolare la propria sedia, e che non lavorano con lo schermo all’altezza giusta. In generale, la maggior parte delle persone non pensa all’ergonomia del lavoro tradizionale finché non ha un problema.
Per molti, lo Smart Working è una prima opportunità per affrontare i problemi ergonomici in modo coerente: negli ambienti di lavoro, soprattutto laddove si condivida la scrivania, la migliore pratica è quella di avere una sedia di buona qualità completamente regolabile per le necessità di ciascuno. Oltre a questo, ciò che è necessario è la formazione, in modo che le persone sappiano come lavorare nelle migliori posizioni e nella migliore postura, ovunque si lavori.
E ci deve essere una buona informazione su quando variare la posizione di lavoro. Oltre a lavorare in contesti diversi, le opzioni includono le “postazioni di lavoro in piedi e seduti“. Variare la posizione di lavoro significa anche prendersi una pausa, non solo per rispettare le norme relative alle unità di visualizzazione, ma anche per combattere la stanchezza spostando l’attenzione.
Un’altra preoccupazione che si solleva a volte riguardo alle scrivanie in ufficio è l’igiene. La risposta semplice è avere a disposizione salviette igieniche. Tuttavia, in termini di condivisione di apparecchiature informatiche e telefoni sulle scrivanie, questo sarà meno comune nel futuro del lavoro, dato che le persone utilizzano sempre più spesso i propri dispositivi portatili. Molte scrivanie ora forniscono solo uno schermo e posti per la connessione. Tuttavia, non si dovrebbe trascurare di pulire i propri dispositivi. Solo perché si tratta della propria sporcizia e dei propri germi, non significa che sia un ambiente igienico.
Lavorando con i computer portatili per periodi più lunghi, si consiglia di utilizzare un riser portatile (supporto per laptop) regolato alla giusta altezza e tastiera separata, e/o con il laptop collegato ad uno schermo separato. Gli schermi dovrebbero essere facilmente regolabili, e regolabili per soddisfare le esigenze di persone di diversa altezza.
Salute e sicurezza in casa e in altri luoghi remoti
Quando si lavora a casa, si applicano esattamente le stesse considerazioni sull’ergonomia che si applicano in ufficio. Un buon allestimento è di vitale importanza. E la formazione per sapere cosa è una buona pratica è fondamentale.
Tuttavia, guardando al futuro, sembra che le conversazioni sull’ergonomia si concentrino spesso eccessivamente sulle scrivanie. Le persone ora lavorano con una gamma più ampia di dispositivi portatili e possono lavorare in una più ambienti di lavoro. Sotto molti punti di vista, questi pongono più sfide ergonomiche rispetto alle combinazioni di tastiera e schermo, dove le buone pratiche sono abbastanza chiare, dato che le persone lavorano su questi stessi dispositivi al di fuori del lavoro per scopi ricreativi. Questo crea problemi per le persone che presentano problemi muscolo-scheletrici che potrebbero derivare da un uso scarso o eccessivo di tablet e smartphone, in quanto i problemi potrebbero non derivare interamente da come vengono utilizzati per il lavoro.
Una parte fondamentale di questo è avere gli strumenti giusti per il lavoro. L’uso di tablet o smartphone per lunghi periodi non è una buona pratica. Può trattarsi di utilizzare uno strumento alternativo, ad esempio un tablet più “tradizionale“ (in cui lo schermo può essere touch-screen o lavorare con una tastiera integrata) piuttosto che un iPad o simili. Oppure può essere il caso di collegare una tastiera e uno schermo esterni, o di usare un auricolare. Dipende per cosa viene utilizzato il dispositivo e se viene utilizzato per periodi prolungati. Al momento, né i moderni tablet né gli smartphone sono particolarmente adatti per lunghi periodi. Anche in questo caso, la consapevolezza e la formazione sono importanti – dopo di che l’applicazione del buon senso dovrebbe essere standard.
Possono essere sollevate preoccupazioni su altri problemi di salute e sicurezza quando si lavora da casa, per quanto riguarda il sollevamento e il trasporto, gli inciampi e la sicurezza elettrica. Le persone che lavorano regolarmente da casa dovrebbero effettuare una valutazione della salute e della sicurezza sul lavoro a casa. Di solito questa viene effettuata tramite autovalutazione, e di solito online. Questo per rafforzare le buone prassi e per dimostrare ai datori di lavoro che stanno prendendo le misure appropriate. Ma va sottolineato che i rischi sono minimi se si lavora in modo normale e si applica il buon senso.
Vale sempre la pena ricordare che le cose più pericolose che la maggior parte delle persone fa ogni giorno per lavoro – a meno che non sia un soldato, un ufficiale di polizia, un vigile del fuoco, un minatore o un operaio edile – sono i viaggi. Viaggiare da e per il lavoro e viaggiare per lavoro. Tutto ciò che riduce i viaggi riduce il rischio, e questo dovrebbe essere considerato nell’equazione.
Lavoro a distanza, isolamento e nebulizzazione
Un timore comunemente espresso è che lavorare a distanza può portare all’isolamento. E che a sua volta può portare a depressione, stress e scarso rendimento.
A causa della sua scarsa familiarità per la maggior parte degli impiegati, le discussioni sul lavoro a distanza sono spesso inquadrate in termini di “tutto o niente“, come capita per questo periodo di quarantena. In una situazione di normalità, per la stragrande maggioranza delle persone coinvolte nello Smart Working, lavorare a casa è qualcosa che accade uno o due giorni alla settimana, e per i lavoratori mobili è un’estensione del modo in cui lavorano già, e riguarda la costruzione di capacità per lavorare in modo più efficace. E vale anche la pena di notare che un gran numero di persone – per lo più liberi professionisti e persone che gestiscono un’attività a domicilio – scelgono la casa come base e per la maggior parte si godono l’esperienza.
In questo periodo nel quale lo smart working per molti è l’unica opzione, ci sono buone tecniche per migliorare la connettività per il lavoro di squadra virtuale.
Come per tutte le forme di attività umana, ci possono essere dei rischi. Ma la consapevolezza del rischio non significa costruire barriere: significa gestire il rischio per ottenere i migliori risultati. Introdurre il lavoro intelligente dovrebbe essere l’occasione per migliorare l’ambiente di lavoro, ovunque si lavori, e introdurre una maggiore scelta su dove e quando lavorare.
